Time Blocking: Proč jsem to vzdal a pak se k tomu vrátil

První pokus s time blockingem proběhl v listopadu 2022. Přečetl jsem knihu Deep Work od Cal Newporta, kde tuto metodu propaguje, a nadšeně naplánoval celý týden do 30minutových bloků. Každá minuta měla svůj účel. Vypadalo to krásně – barevné bloky v kalendáři, jasná struktura, žádný prostor pro chaos.

Vydržel jsem dva dny. V úterý odpoledne přišel nečekaný hovor od klienta, následný meeting se protáhl o hodinu, a celý můj pečlivě sestavený plán se sesypal jako domeček z karet. Vzdal jsem to s pocitem, že time blocking je pro lidi s předvídatelnějším životem – akademiky, možná spisovatele. Ne pro někoho, kdo pracuje s klienty.

O rok později, po dalším období chronické přetíženosti, jsem to zkusil znovu. Ale jinak. S flexibilitou, kterou Newport ve své knize možná zdůrazňuje méně než by měl. A tentokrát to funguje.

Co je time blocking

Princip time blockingu je jednoduchý: rozdělíte den na bloky a každému přiřadíte konkrétní aktivitu. 9:00-11:00 hluboká práce na projektu X, 11:00-12:00 zpracování emailů, 13:00-14:00 meetingy. Místo to-do listu máte rozvrh – jako na střední škole, jen si ho píšete sami.

Klíčový princip: žádný čas není „volný" nebo nespecifikovaný. Všechno má svůj blok – včetně přestávek, oběda, a osobního času. Pokud máte blok 12:00-13:00 „oběd a procházka", je to stejně legitimní jako blok „hluboká práce na projektu".

Proč to funguje

Studie o „decision fatigue" (rozhodovací únavě) ukazují, že každé rozhodnutí během dne vyčerpává naši mentální kapacitu. Time blocking eliminuje otázku „co bych měl teď dělat?" – vždy víte, protože jste si to naplánovali předem.

Další benefit: chrání hlubokou práci. Když máte v kalendáři blok 8:00-12:00 jako „deep work", kolegové vidí, že jste obsazení. Nikdo vám do toho nedá meeting. A konečně – time blocking odhaluje realitu. Máte seznam 10 úkolů na den? Zkuste je rozdat do bloků. Rychle zjistíte, že pokud nemáte 10 hodin, tak to prostě nejde. Nutí vás to prioritizovat.

Co jsem dělal špatně (poprvé)

1. Přeplánoval jsem den

Naplánoval jsem 10 hodin produktivní práce do 8hodinového dne. Bez bufferů, bez prostoru pro nečekané. Když se jediný blok protáhl o 20 minut, dominový efekt zničil zbytek dne. V pátek jsem měl v kalendáři chaos a v hlavě frustraci.

2. Žádný buffer čas

Meeting 10:00-11:00, deep work 11:00-13:00. Bez mezery. Co když meeting přeteče o 15 minut? Co když potřebuji pauzu na záchod nebo kávu? Celý plán se sesype. Teď vím, že buffery nejsou ztráta času – jsou pojistka.

3. Byl jsem příliš rigidní

„Mám naplánovaný email na 14:00, urgentní požadavek šéfa počká." To je samozřejmě nesmysl. Time blocking je vodítko, ne diktatůra. Když přijde skutečně urgentní věc, přesuňte bloky. Newport sám říká, že během dne svůj plán často upravuje – jen to dělá vědomě, ne reaktivně.

4. Ignoroval jsem svoji energii

Naplánoval jsem deep work na 16:00, protože „tam to vyšlo". Jenže v 16:00 jsem už rok po obědě a moje schopnost se soustředit je minimální. Naučil jsem se, že plán musí respektovat moji energetickou křivku – peak v dopoledních hodinách, propad po obědě, částečná regenerace kolem 15:00.

Co funguje teď

Plánuju jen 60% dne

Tohle bylo klíčové zjištění. Studie o produktivitě znalostních pracovníků ukazují, že realisticky zvládneme 4-6 hodin skutečně produktivní práce denně. Zbytek je context switching, administrativa, pauzy, nečekané hovory, a prostě být člověkem. Teď plánuji maximálně 60 % dne a zbytek nechávám jako buffer.

Ráno je na deep work

Moje energie má jasný vzorec – peak mezi 8:00 a 12:00, propad po obědě, částečná regenerace kolem 15:00. Ráno teď rezervuji výhradně pro hlubokou práci, nikdy pro meetingy. Meetingy jsou po obědě, kdy stejně nedokážu myslet tak intenzivně. Jednoduché pravidlo, velký rozdíl.

Flexibilní bloky

Místo rigidního „9:00-11:00 projekt X" mám teď „ráno: 2-3 hodiny deep work". Když začnu o 8:30 nebo 9:15 kvůli ranní dopravě nebo pomalé kávě, nevadí. Důležitá je délka bloku a jeho účel, ne přesný čas začátku.

Buffery mezi bloky

15-30 minut mezi většími bloky. Čas na protažení, dojít si na záchod, udělat si kávu, zpracovat poznámky z předchozího bloku. Tyto přechodové časy nejsou ztráta – jsou investice do udržitelnosti systému.

Můj typický den

Všimněte si - není tam každá minuta naplánovaná. Jsou tam bloky s konkrétním zaměřením, ale s flexibilitou uvnitř.

Různé přístupy

Task Batching

Seskupení podobných úkolů. Všechny emaily najednou 14:00-14:30, všechny telefonáty 15:00-16:00. Snižuje context switching.

Day Theming

Celý den věnovaný jednomu typu práce. Pondělí = deep work, úterý = meetingy, středa = learning. Používá to Jack Dorsey. Pro většinu z nás trochu extrémní.

Time Blocking + Pomodoro

Tohle používám nejčastěji. Blok 9:00-12:00 je deep work, ale uvnitř používám Pomodoro (25 min práce + 5 min pauza). Kombinace struktury a flexibility.

Nástroje

• Google Calendar - klasika, vizuální bloky, barevné kategorie
• Papírový denník - pro ty, co preferují analog
• Countdown timer - na dodržování časů bloků
• Pomodoro timer - pro práci uvnitř deep work bloků

Pro koho to není

Time blocking není pro každého a každou práci:

• Reaktivní role - zákaznická podpora, kde musíte reagovat hned
• Extrémně nepředvídatelné dny - startup chaos, krizové řízení
• Lidi co nenávidí plánování - pokud vás plánování stresuje, není to pro vás

7denní challenge

Chcete to zkusit? Tady je jednoduchý plán:

1. Den 1-2: Sledujte čas bez změn. Kam vám mizí hodiny?
2. Den 3: Naplánujte jen dopoledne (50% dne)
3. Den 4-5: Upravte podle zjištění, rozšiřte na 70% dne
4. Den 6-7: Plný time blocking s buffery

Na závěr

Po roce a půl s time blockingem můžu říct: není to o tom mít každou minutu naplánovanou. Je to o tom vědět, co je priorita, a kdy se jí věnovat. Je to o vědomém nakládání s časem místo reaktivního přeskakování mezi úkoly.

Pokud to chcete zkusit, začněte jednoduše. Naplánujte jen ráno – třeba dva bloky. Dejte si mezi nimi buffer. A hlavně – když se plán sesype (a sesype se), nezoufejte. Prostě ho přeplánujte na aktuální situaci. Flexibilita není porážka systému, je jeho součást.

Můj návrh na první krok: Nastavte si timer na 90 minut, věnujte se jedné jediné věci – té nejdůležitější na dnešek – a sledujte, kolik toho za tu dobu stihnete. Možná vás to překvapí.